home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICINST.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  13KB  |  338 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN10
  4. @HE            VICAR - Program Installation and Setup.
  5. PREPARATION -
  6.  
  7.    Before Running the VICAR Program , run the utility program:
  8.    PRNTRINQ.EXE   This program will allow you to determine the 4
  9.    printer Error codes that are returned by your printer/computer
  10.    configuration.
  11.  
  12.    These codes are for:
  13.         Off-Line.
  14.         Out Of Paper.
  15.         Power Off (printer NOT turned ON).
  16.         Printer NOT Connected (to computer).
  17.  
  18.    These codes are different for each Printer and Computer
  19.    combination and therefore are not supplied with the program
  20.    itself.  The reason for the differences from one
  21.    Computer/Printer combination to another is due on part to how
  22.    closely each computer or Board manufacturer adheres to the IBM
  23.    specificatons for a Printer port.  Different Printers also
  24.    report the above errors differently to compound the problem.
  25.  
  26.  
  27. 3.1     DETERMINING PRINTER ERROR CODES -
  28.  
  29.    To Start the Program, Type: PRNTRINQ at the DOS prompt.
  30.  
  31.    The Program will prompt you for the name of the printer, for
  32.    reference purposes only; and the port number of the printer
  33.    you will be testing.  The valid entries are: PRN, LPT1, LPT2,
  34.    and LPT3, Default is PRN:.
  35.  
  36.    To ABORT the program, press <Ctrl-Break> at one of the program
  37.    prompts to stop program execution.
  38.  
  39.    The First step performed by the program is to print a line of
  40.    text to the printer port specified, to check if everything is
  41.    operating correctly before proceeding. The line printed is as
  42.    follows:
  43.  
  44.         THE PRINTER IS OK IF THIS IS PRINTED
  45.  
  46.    If an error is encountered at this point the program will
  47.    terminate.
  48.  
  49.    NOTE - If in the following steps, the second pass of the test
  50.    does not agree with the first pass of the test, the test will
  51.    be re-performed until a consensous is reached or the user
  52.    aborts by pressing <Ctrl-Break>.
  53. @PA
  54.    Determining Printer Error Codes - Continued.
  55.  
  56.    The Second step will determe the "OFF LINE" code. Press the
  57.    Off Line or Select button on the printer to take it Off line.
  58.    Press <RETURN> to perform the test. If successful, the program
  59.    will perform another test to check the validity of the first
  60.    try.
  61.  
  62.    The Third step will determine the "OUT OF PAPER" code. Press
  63.    the ON Line or Select button to put the printer back On line
  64.    and remove the paper.  Press <RETURN> to perform the test. If
  65.    successful, the program will verify the results of this test.
  66.  
  67.    The Fourth step will determine the "POWER OFF" code. Turn the
  68.    printer off at its Power switch.  Press <RETURN> to perform
  69.    the test.  If successful, the program will verify the results
  70.    of this test.
  71.  
  72.    The Fifth and final step will determine the "PRINTER NOT
  73.    CONNECTED code. Unplug the Printer Cable at the computer End,
  74.    NOT at the Printer End. (Different results will occur
  75.    otherwise;) Press <RETURN> to perform the test.  If
  76.    successful, the program will verify the results of this test.
  77.  
  78.    Once completed the program will display the four Error Return
  79.    Codes on the Screen with their respective functions.  Write
  80.    these four codes down for later or perform a PRINT SCREEN.
  81.  
  82. 3.2     FLOPPY DISK INSTALLATION -
  83.  
  84.    There are two ways of installing the VICAR Program:
  85.         Manual Mode (for Novice & Advanced users)
  86.         Automatic Mode (everyone).
  87.  
  88. 3.2.1   Manual Installation -
  89.  
  90.         Disk space Required: >= 720 Kb.
  91.  
  92.         From the Program Disk:
  93.                 Type: VICAREXE to extract the program files.
  94.  
  95.         Create a Subdirectory to hold the data files:
  96.                 MD VicData
  97.  
  98.         Change default to Data directory:
  99.                 CD VicData
  100.  
  101.         If desired, copy the Sample Definition file: AR_SYSTM.DEF
  102.         from the root directory to the current directory:
  103.                 Copy \AR_SYSTM.DEF
  104.  
  105.         GOTO PROGRAM SETUP for further instructions.
  106.    Floppy Disk Installation - Continued.
  107. 
  108. 3.2.2   Automatic Installation -
  109.  
  110.         Disk space Required: >= 720 Kb.
  111.  
  112.         From the Program Disk:
  113.                 Type: AR_INST C:
  114.  
  115.         to begin the installation process onto Drive C:.
  116.  
  117.         From the Main Menu, select INSTALL PROGRAM.
  118.  
  119.         A screen will appear with some default paths for the
  120.         install based on your system and where you started from.
  121.         If any of these paths do not agree with you feel free to
  122.         change any of them.  Make sure to specify a drive in all
  123.         paths.
  124.  
  125.         Any Questions, Press the <F1> - Help Key.  If desired a
  126.         batch file will be created in the root directory to allow
  127.         easy startup of VICAR.
  128.  
  129.         When everything is OK, press <F2> to save paths and begin
  130.         install process, if NOT use the arrow keys to edit them,
  131.         or press <ESC> to Abort the install.
  132.  
  133.  
  134. 3.3     HARD DISK INSTALLATION -
  135.  
  136.    There are two ways of installing the VICAR Program:
  137.         Manual Mode (for Novice & Advanced users)
  138.         Automatic Mode (everyone).
  139.  
  140. 3.3.1   Manual Installation -
  141.  
  142.         From the Program Directory:
  143.                 Type: VICAREXE to extract the program files.
  144.  
  145.         Create a Subdirectory to hold the data files:
  146.                 MD VicData
  147.  
  148.         Change default to Data directory:
  149.                 CD VicData
  150.  
  151.         If desired, copy the Sample Definition file: AR_SYSTM.DEF
  152.         from the root directory to the current directory:
  153.                 Copy \AR_SYSTM.DEF
  154.  
  155.  
  156.         GOTO PROGRAM SETUP for further instructions.
  157.  
  158.    Hard Disk Installation - Continued.
  159.  
  160. 3.3.2   Automatic Installation -
  161.  
  162.         From the Program Directory:
  163.                 Type: AR_INST
  164.  
  165.         to begin the installation process onto the current Drive.
  166.  
  167.         From the Main Menu, select INSTALL PROGRAM.
  168.  
  169.         A screen will appear with some default paths for the
  170.         install based on your system and where you started from.
  171.         If any of these paths do not agree with you feel free to
  172.         change any of them.  Make sure to specify a drive in all
  173.         paths.
  174.  
  175.         Any Questions, Press the <F1> - Help Key.  If desired a
  176.         batch file will be created in the root directory to allow
  177.         easy startup of VICAR.
  178.  
  179.         When everything is OK, press <F2> to save paths and begin
  180.         install process, if NOT use the arrow keys to edit them,
  181.         or press <ESC> to Abort the install.
  182.  
  183. 3.4     PROGRAM SETUP -
  184.  
  185.    NOTE: The following Line must be in your CONFIG.SYS file:
  186.                 FILES = 25      { Must be >= to 25. }
  187.  
  188.    To Start the Setup process, from the Data directory Type:
  189.                 \VICAR
  190.  
  191.    substitute whatever path is necessary to "access" the program.
  192.  
  193.    The following is a Step-by-Step list of what must be done
  194.    before the Customers or Transactions can be entered into the
  195.    system.
  196.  
  197.    1.) Upon starting the program it will require entry of the
  198.    System Configuration parameters that are needed for everyday
  199.    operation of the program, including: PROGRAM PATH, DOS
  200.    UTILITIES PATH, Screen Colors, Printer Initialization codes,
  201.    Printer Error Codes, Printing defaults for reports, and
  202.    Passwords.
  203.  
  204.       See the section: 17 - SYSTEM MAINTENANCE, sub-section: 7 -
  205.       CHANGE CONFIGURATION for a detailed description of the
  206.       Configuration Screens and Data Required.
  207. @PA
  208.    Program Setup - Continued.
  209.  
  210.    2.) Once the System Configuration is complete, the program
  211.    will proceed to SYSTEM DEFAULTS Setup.  This is where
  212.    you enter the data that is specific to Accounts Receivable,
  213.    such as Company Name, Address, Contact, Phone Number, Default
  214.    G/L numbers, Default terms, discount brackets, etc.
  215.  
  216.       See the section: 17 - SYSTEM MAINTENANCE, sub-section:
  217.       2 - SYSTEM DEFAULTS for a detailed description of the
  218.       respective Data Entry Fields.
  219.  
  220.    3.) Once the above two steps are complete, the program will
  221.    proceed to the normal opening screen and then on to the Main
  222.    Menu.  Once at the main menu, Select:
  223.                 K. - System Maintenance.
  224.  
  225.    You will be prompted for a password, if you specified a System
  226.    Maintenance Password in performing the System Configuration,
  227.    then enter that password to proceed.  If you did NOT specify a
  228.    password, press <ENTER> for the password.
  229.  
  230.       a.) Select: INITIALIZE A/R FILES from the System
  231.       Maintenance Menu.  You will be asked if you are Sure before
  232.       proceeding.
  233.  
  234.       b.) If Salesmen are to be entered at this time, Select:
  235.                 SALESMEN FILE MAINTENANCE
  236.       from the System Maintenance Menu.  Use the Add Salesmen
  237.       Records function to add the needed salesmen.
  238.  
  239.         See the section: 17 - SYSTEM MAINTENANCE, sub-section:
  240.         5 - SALESMEN FILE MAINTENANCE for a detailed description.
  241.  
  242.    *** NOTE - YOU MUST DO STEP c. below BEFORE proceeding further.
  243.  
  244.       c.) Select: G/L INTERFACE MAINTENANCE from the System
  245.       Maintenance Menu.  For each of the G/L Numbers you entered
  246.       in the System Defaults Screen, you must now create a
  247.       specific G/L Account for that number.
  248.  
  249.         See the section: 17 - SYSTEM MAINTENANCE, sub-section:
  250.         6 - G/L INTERFACE MAINTENANCE for a detailed description.
  251.  
  252.       d.) You may now Add Customer Account information by
  253.       selecting: CUSTOMER MAINTENANCE from the Main Menu.
  254.  
  255. @PA
  256. 4.0     MULTIPLE COMPANIES -
  257.  
  258.    VICAR is designed to operate on a set of Data and Index files
  259.    contained in their own directory or sub-directory.  Therefore
  260.    as long as the Current Directory (set with the CD command) is
  261.    set before the execution of VICAR, VICAR will operate on the
  262.    data, index and configuration files in that directory ONLY.
  263.  
  264.       NOTE - For multiple companies and ease of use, create
  265.       individual data directories for each company under the
  266.       program directory.
  267.  
  268.                 Eg. \VICAR
  269.                     /  |  \
  270.                    /   |   \
  271.           \VICAR\CO1   |   \VICAR\CO3
  272.                   \VICAR\CO2
  273.  
  274.    To make installation of a new company easier, use the program:
  275.    AR_INST.EXE to create a new company directory.  Change Default
  276.    to an Existing Data directory and run: AR_INST.EXE.
  277.  
  278.    From the Main Menu, select: CREATE NEW DATA DIR.
  279.  
  280.    Again you will be given a Screen of Default paths based on
  281.    your system and where you were when you started the program.
  282.    The Source Directory should be correct but, make sure.  The
  283.    Destination Directory can be on another Drive if need be.  If
  284.    you would like, the program can copy the Configuration File
  285.    and System Default files which you have setup previously to
  286.    the new directory to reduce the amount of information that has
  287.    to be re-keyed.  Remember to change the pertinent information
  288.    if performing "operations" for other companies.
  289.  
  290.  
  291.    Changes will have to be made to reflect the new company
  292.    information.
  293.  
  294.    To Save on Data entry you can copy the Files:
  295.                 AR_GLDAT.*
  296.  
  297.    Remember to Clear the G/L Year-To-Date totals.
  298. @PA
  299.    Multiple Companies - Continued.
  300.    You will also have to Create the rest of the Data and Index
  301.    files required by the system using the MAKE INDIVIDUAL FILES
  302.    function in SYSTEM MAINTENANCE.  Files Required are:
  303.  
  304.                 1.) Customer File  (Data & Index).
  305.                 2.) Transaction File (Data & Index).
  306.                 3.) Salesman File (Data & Indes).
  307.  
  308.       NOTE - All 3 of the above file groups must be created or present
  309.       in a company directory with the GL & Config. files listed above
  310.       in order for the system to operate properly.
  311.  
  312.       If Salesmen are not used or the statistics are NOT needed,
  313.       then you don't have to enter any salesmen into the salemen
  314.       file.  As long as the Physical files: AR_Slsmn.* themselves
  315.       are present, the system itself does not require them to
  316.       contain any salesmen records.
  317. @PA
  318. 5.0     MAIN MENU -
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                   [ Main Menu - Select one:  ]
  326.                    A. Customer File Maint.
  327.                    B. Sales & Credit / Debit Memos
  328.                    C. Cash Receipts Entry
  329.                    D. Apply Open Credit
  330.                    E. Account Inquiry
  331.                    F. Print A/R Aged Trial Balance
  332.                    G. Calculate Finance Charges
  333.                    H. Print Sales Analysis Reports
  334.                    I. Print Statements
  335.                    J. File Maintenance
  336.                    K. System Maintenance Functions
  337.                    L. Backup/Restore Data Files
  338.                    Q uit